Trabajo colaborativo: definición, pros y contra, aplicación en la empresa, herramientas y más…

Trabajo colaborativo: definición, pros y contra, aplicación en la empresa, herramientas y más…

trabajo colaborativo

Actualmente, el término trabajo colaborativo está en boca de muchas personas, sobre todo en los entornos profesionales. Sin embargo, ¿sabemos realmente lo que significa? ¿Sabemos realmente todas las ventajas que aporta?

Descúbrelo en este artículo.

  1. Definición de trabajo colaborativo
  2. Pros y contras del trabajo colaborativo
  3. Aplicación del trabajo colaborativo en la empresa
  4. Eficacia, eficiencia y efectividad
  5. Claves para la comunicación y el trabajo colaborativo
  6. Solpheo Suite
  7. Recursos adicionales

1- Definición de trabajo colaborativo

Entendemos por trabajo colaborativo toda actividad profesional en la que existe algún tipo de colaboración entre personas, departamentos e incluso empresas:

  • Cuando la colaboración se da entre personas, estamos hablando sobre todo de individuos que aportan recursos, herramientas o soluciones los unos a los otros para alcanzar un objetivo común. Por ejemplo, las personas que trabajan en el mismo departamento de la empresa.
  • Cuando la colaboración se da entre departamentos, hablamos de grupos de personas que trabajan con otros grupos de personas para alcanzar un objetivo común. También pueden ser individuos, en vez de grupos, en el caso de las pequeñas empresas.
  • Cuando la colaboración se da entre empresas, nos encontramos con un abanico mayor de colaboraciones: dos o más estructuras empresariales que trabajan juntas, dos o más profesionales autónomos, una combinación de estructuras empresariales y profesionales autónomos, la empresa y sus proveedores, etc. Sin embargo, aunque sea el tipo de colaboración más versátil, siempre se rige por la misma característica que los dos tipos anteriores: alcanzar un objetivo común.

Por lo tanto, podríamos cerrar la definición de trabajo colaborativo como toda actividad profesional en la que existe algún tipo de colaboración entre personas, departamentos y/o empresas creada para alcanzar un objetivo común.

 

2- Pros y contras del trabajo colaborativo

El trabajo colaborativo cuenta con una serie de pros y con una serie de contras. Sin embargo, como comprobarás enseguida, los contras merecen la pena para alcanzar los pros.

Veamos primero sus pros:

  1. Mejora la gestión del tiempo al permitir optimizar las horas de trabajo.
  2. Reduce los errores al mejorar la comunicación con todo el equipo.
  3. Minimiza los conflictos entre los miembros del equipo.
  4. La resolución de problemas se vuelve mucho más rápida al combinarse las posibles soluciones que aporta cada miembro del equipo.
  5. Permite complementar los puntos fuertes de unas personas con los de otras, al mismo tiempo que los puntos débiles de uno son compensados por los puntos fuertes de los demás.
  6. El estrés se reduce al saber que hay otras personas que podrán echar una mano en caso de que surjan problemas.
  7. Crea un ambiente de trabajo mucho más confortable y motivador.
  8. Derivado del punto anterior, contribuye a despertar la motivación intrínseca en los trabajadores, es decir, la motivación que surge de cada una de las personas que forman parte de la plantilla.
  9. Fortalece la unión de la empresa, lo que contribuye a mejorar su imagen de cara al público y a los clientes.

También tiene algunos contras que son inherentes a él:

  1. Para las empresas con una cultura empresarial poco colaborativa, puede suponer unos tiempos y recursos importantes de implementación.
  2. Siempre hay personas que prefieren o que se encuentran más a gusto trabajando solas que en equipo, por lo que esas personas se pueden resistir a un ambiente de trabajo colaborativo.
  3. Es importante tener en cuenta que cada persona tiene su ritmo y su velocidad de trabajo, por lo que a veces unos trabajadores frenarán a otros.

Sin embargo, como decíamos, a pesar de estos contras, los pros que supone el trabajo colaborativo hacen que merezca la pena implementarlo en la empresa.

 

3- Aplicación del trabajo colaborativo a la empresa

En este punto vamos a centrarnos en cómo aplicar el trabajo colaborativo a la empresa y al entorno profesional en función de los distintos departamentos. Tomaremos los departamentos en su aspecto funcional, de forma que un profesional autónomo o una empresa pequeña que no se encuentre estructurada en departamentos de manera formal, podrá igualmente ver aplicado este punto a las funciones desempeñadas en la actividad profesional diaria.

CTA - Texto - Trabajo colaborativo (Equipo y personas)

Recursos humanos:

Comencemos por el departamento de RRHH (Recursos Humanos). La función de este departamento es gestionar las relaciones entre las personas que forman parte de la empresa, así como las relaciones entre dichas personas y la empresa. Es importante que el departamento de RRHH sea el eje sobre el que gire todo el trabajo colaborativo: debe preocuparse por mantener relaciones sanas entre los trabajadores y asegurarse de que estén motivados para luchar por alcanzar ese objetivo común. Si esta temática te interesa, te recomendamos nuestro artículo sobre la gestión de recursos humanos a través del neuromanagement

Compras:

El departamento de compras es el que se encarga de gestionar las relaciones entre la empresa y sus proveedores. Es importante que el proveedor entienda que si la empresa alcanza su objetivo, seguirá trabajando con él, mientras que si no lo alcanza deberá cambiar su modo de funcionamiento, pudiéndole afectar directamente. Si el proveedor entiende esto, se forjará de forma natural un trabajo colaborativo entre empresa y proveedor, y el departamento de compras será el encargado de gestionarlo y de velar por su buen funcionamiento.

Ventas:

En el otro lado, el departamento de ventas o departamento comercial es el que se encarga de gestionar las relaciones entre la empresa y sus clientes. De nuevo, es importante que el cliente entienda que el trabajo colaborativo es importante para mantener dichas relaciones. El departamento de ventas, por lo tanto, debe cuidar las relaciones con los clientes y velar por su satisfacción. Las herramientas de trabajo colaborativo ayudan a establecer una relación más cercana con el cliente, mejoran la comunicación y la compartición de información.

Otros:

El resto de departamentos (departamento de IT, departamento financiero, etc) tienen cada uno su función, pero es importante que las personas que los forman colaboren entre ellas, así como la colaboración con los demás departamentos, es vital para mantener el funcionamiento de la empresa.

 

4- Eficacia, eficiencia y efectividad

El trabajo colaborativo, bien implementado, consigue que una empresa se vuelva más eficaz, eficiente y efectiva.

¿Qué significa cada uno de estos términos?

  1. Eficaz. Una empresa es eficaz cuando consigue resultados y cumple los objetivos que se había marcado.
  2. Eficiente. Una empresa es eficiente cuando, al conseguir resultados, gasta la menor cantidad posible de recursos.
  3. Efectiva. Una empresa es efectiva cuando es eficaz y, al mismo tiempo, eficiente. Este debería ser uno de los objetivos principales de toda empresa.

¿Cómo puede el trabajo colaborativo conseguir que una empresa sea efectiva? Cada persona en la empresa cumple una función, y cada función solo puede ser desempeñada si las demás personas cumplen con la suya. Por ejemplo, la persona encargada del desarrollo de un proyecto dependerá de la persona que reúne las directrices marcadas por el cliente, y esta persona, a su vez, dependerá de quien desarrolla el proyecto para mantener informado al cliente. Una buena comunicación entre ambas, es decir, un trabajo colaborativo, es lo que hará que el proyecto sea gestionado de forma eficaz y eficiente y, por lo tanto, efectiva.

CTA - Texto - Afrontar reto digitalización - Solpheo Suite

Por otro lado, la buena comunicación y la colaboración entre jefes de departamento y subordinados, entre empleados y colaboradores freelance o entre el departamento de compras y los proveedores, por poner algunos ejemplos más, es lo que permitirá que la empresa sea eficaz y eficiente. Cuando una de estas partes no se comunica o no colabora con la otra, el avance se estanca (la empresa se vuelve ineficaz) y los recursos que hay que invertir en resolver los problemas se multiplican (la empresa se vuelve ineficiente).

En el siguiente punto podrás descubrir algunas claves importantes para evitar esto.

 

5- Claves para la comunicación y el trabajo colaborativo

Para conseguir una empresa efectiva y evitar la ineficacia y la ineficiencia que veíamos en el punto anterior, es vital tener en cuenta una serie de aspectos directamente relacionados con el trabajo colaborativo:

  • Comunicación interna. Como ya hemos visto, una buena comunicación interna contribuye a alcanzar los objetivos (eficacia) y a gestionar de la forma idónea los recursos asignados a cada uno de ellos (eficiencia). La buena comunicación interna implica aspectos como la adaptación a la persona a quien nos dirigimos (por ejemplo, una persona del departamento de informática no debe hablar con jerga informática a una persona del departamento de marketing, y viceversa) o la comprobación de que la persona a quien nos dirigimos ha entendido correctamente el mensaje que queríamos transmitirle.
  • Empatía. Saber ponerse en el lugar de los demás también es clave para un buen trabajo colaborativo. No presionar en exceso o ser tolerante con los errores son ejemplos de empatía que toda empresa que desee ser eficiente debe aplicar a su plantilla.
  • Motivación. Si la empatía forma parte de la filosofía de una empresa, se puede llevar a cabo la motivación, que consiste en dar impulso y energía a las personas que, por el motivo que sea, se atascan, tienen miedo o sencillamente no se ven capaces de afrontar una tarea determinada. La motivación puede venir de una persona exclusivamente encargada de motivar a la plantilla o puede venir de cada una de las personas que la forman, de manera que se motiven entre sí de forma espontánea. Haz clic aquí para conocer algunas técnicas de motivación
  • Liderazgo. En muchos equipos de trabajo es necesaria la figura de un líder en lugar de la figura de un jefe. La diferencia entre ambos es que el jefe se ve como alguien que da órdenes, mientras que un líder se ver como un ejemplo a seguir. El líder guía a los demás miembros del equipo y da ejemplo con lo que deben hacer. Con un buen líder, la comunicación interna, la empatía y la motivación están aseguradas.

6- Solpheo Suite, una herramienta todo-en-uno

Con el objetivo de lograr la efectividad en la empresa a través de aplicaciones como el trabajo colaborativo, Solpheo Suite es una de las herramientas más recomendadas en este sentido.

Además de permitir gestionar de forma mucho más sencilla, eficaz y eficiente cuestiones relativas a GDPR, Cloud Computing, procesos de digitalización y otros aspectos empresariales, Solpheo Suite reúne una serie de características excelentes en cuanto al trabajo colaborativo, entre ellas:

  • Permite crear grupos transversales que estarán conectados e informados todo el tiempo de sus tareas y proyectos.
  • Proporciona espacios compartidos que evitan el envío de documentos, mensajes y correos electrónicos de forma individual, ya que todo el mundo podrá estar al corriente de las actualizaciones entrando en dichos espacios, mejorando la gestión del tiempo.
  • Incluye la posibilidad de mantener conversaciones individuales o por equipos, lo que repercute positivamente en la gestión del equipo.
  • Ofrece una amplia seguridad gracias a su control de versiones de documentos y a sus características de registro documental.

CTA - Texto - oferta bofu demo gratis solpheo suite

Además de otras muchas ventajas que aumentan la eficacia y la eficiencia de los trabajadores.

7- Recursos adicionales

A continuación encontrarás una serie de links que te permitirán aprender más sobre el trabajo colaborativo y recursos que te permitirán implementarlo en tu empresa:

CTA- Post ebook Gestion de recursos humanos

Compartir