Software de gestión financiera y documental. ERPs y CSPs

Software de gestión financiera y documental. ERPs y CSPs

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Vivimos en un mundo plenamente digitalizado. Mires donde mires la tecnología se ha integrado de manera perfecta pero, todavía hay personas (y empresas) reticentes a dar el salto y ser digitales.

Si nos centramos en las empresas, todavía existen muchas que todo lo hacen en formato papel. Archivadores llenos de facturas, de documentos, de recibos de pago… esto que puede parecer algo caótico es una realidad en muchas empresas con los problemas de baja productividad y posibilidad de traspapelar documentos que eso implica. Para poner fin a estos mecanismos de archivado nacen los software de gestión financiera y documental.

¿Qué es un software de gestión financiera y documental?

Un software de gestión documental es una herramienta que permite trabajar con toda la información al plano electrónico. Estos tipos de software suelen ser colaborativos para que varios miembros del equipo (siempre que tengan permiso, claro está) puedan acceder a ellos y trabajar de forma conjunta. Con esto se gana productividad y que la información entre departamentos y entre los diferentes puestos de la empresa sea mucho más rápida, directa y sin errores.  

Como verás, está pensado para influir de manera positiva en los procesos de trabajo, consiguiendo transversalidad de la información, más rapidez y reducción de costes. Estos son los tres grandes beneficios de contar con un software de gestión documental  e implementarlo en los procesos de trabajo pero, lo cierto, es que todavía hay más. Incrementar la seguridad, estandarizar y normalizar procesos y estructuras y controlar el retorno de la inversión son beneficios que afectan directamente a los procesos de trabajo.

Además de lo anteriormente mencionado, los softwares de gestión financiera y documental pueden incluso llegar a aportar más a las empresas si se unen a ERPs o a CSPs. Un ERP hace referencia a un sistema de planificación de recursos empresariales. Por su parte, un CSP se centra en adicionar seguridad a la información. Con esto, consigue garantizar comunicaciones fiables y seguras con flujos de aprobación, dando un paso más de seguridad ya que no se centra únicamente en evitar riesgos de acceso a la información por personas no autorizadas.  

Está claro que estas implementaciones suponen una inversión para las empresas pero el retorno recibido puede resultar muy fructífero e interesante, consiguiendo recuperar la inversión en el medio plazo.

¿Cómo se relacionan las facturas, los procesos de facturación y estos softwares?

¿Cómo podemos relacionar los softwares directamente con las facturas y los procesos de facturación? ¿Se puede crear algún tipo de automatización que nos ayude aún más en nuestro trabajo diario? Vamos por partes.

Empezaremos hablando cómo podemos relacionar facturas y procesos de facturación con este tipo de softwares. Principalmente, podemos obtener una relación de cada proveedor con su facturación. Con esto podremos filtrar facturas según importe, áreas o cualquier otro tipo de criterio que nos sirva de manera interna para mejorar.

El CSP aporta un plus extra de seguridad a los ERP. Piensa que, en el caso de la facturación, se están manejando datos de seguridad del cliente, por lo que se necesita que estos estén seguros frente a posibles filtraciones de datos o ciberataques. Es por ello que estos dos softwares se complementan a la perfección.

Sobre el tema de la automatización la respuesta es sí. Estos softwares permiten conectarse con otros programas como, por ejemplo, el de contabilidad, de tal manera que cualquier anotación en él se transmita de manera automática al software de facturación y gestión documental. Además, estos programas también dan opción de llevar un control del envío, recepción y estado de pago/cobro de las facturas de manera automática. De esta forma, con un simple click se puede revisar el estado de las mismas.

 

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