¿Por qué invertir en gestión documental y organización de archivos?

¿Por qué invertir en gestión documental y organización de archivos?

gestión documental y organización de archivos

Seguro que has leído alguna vez que invertir en gestión documental y organización de archivos es muy importante, pero… ¿Por qué? ¿Cuál es la razón o razones de peso que expliquen por qué debemos dedicar recursos económicos a sustituir nuestros archivos físicos por archivos digitales?

La respuesta, en el artículo de hoy.

Archivo físico vs archivo digital

La mejor forma de entender por qué es tan buena idea invertir en digitalizar la gestión documental y organización de archivos de nuestra empresa es comparar el archivo físico con el archivo digital. ¿Cuál es la principal diferencia entre archivar nuestros documentos de forma tradicional o física y hacerlo de forma digital?

Bien, la principal diferencia entre ambos tipos de gestión documental y organización de archivos es bastante simple: el formato del documento a archivar o, lo que es lo mismo: formato papel o formato digital.

Esta diferencia básica nos permite desgranar las virtudes, las ventajas de cada uno de estos métodos de archivo:

El archivo físico permite:

  • Consultar los documentos guardados sin necesidad de contar con ningún tipo de dispositivo electrónico.
  • Conservar los documentos de forma íntegra sin que puedan modificarse, corregirse o alterarse por terceras personas.
  • Firmar los acuerdos, contratos, etc., de manera manuscrita.

El archivo digital permite:

  • Alojar un gran número de archivos sin necesidad de dedicar mobiliario o espacio extra.
  • Consultarse de forma online desde cualquier dispositivo electrónico y sin necesidad de acudir al archivo físico.
  • Firmar electrónicamente.

Pero tanto el archivo físico como el archivo digital tienen una serie de desventajas que tenemos que conocer para elegir entre un sistema y otro:

El archivo físico puede:

  • Ser robado o consultado por personas que no deberían tener acceso a su contenido.
  • Destruirse por efecto de incendios, inundaciones, etc.
  • Deteriorarse con el paso del tiempo (el formato papel también se destruye con el tiempo, los insectos, el exceso de humedad, etc.).

El archivo digital puede:

  • Quedar desactualizado por los continuos avances tecnológicos tanto de hardware, como de software.
  • Ser objetivo de hackers y piratas informáticos.
  • Perderse o modificarse por causas ajenas a la empresa.

¿Merece la pena abordar la migración de archivo físico a archivo documental? Sin lugar a dudas. Las razones en el siguiente apartado.

Gestión documental y organización de archivos: razones para la migración digital

Las razones para convertir nuestro negocio tradicional en un negocio digital -en una oficina sin papel- son muchas y muy variadas, pero las más importantes serían las razones económicas y productivas. Por ejemplo:

  • Digitalizar la gestión documental y organización de archivos agiliza muchísimo el trabajo de nuestro personal de administración. Además, elimina las tediosas tareas de archivar físicamente, conservar adecuadamente, actualizar o copiar documentación en papel, etc. Esta forma de trabajar no solo es más eficiente, también es más económica para la empresa ya que no necesita contar con tanto personal de archivo o dedicar el talento de esos administrativos en otras tareas más rentables.
  • La digitalización de archivos permite que diferentes personas y departamentos trabajen de forma colaborativa y segura sobre la misma documentación. Ese trabajo colaborativo y, si se quiere, de forma online agiliza los plazos de los proyectos, mejora los resultados, permite un análisis posterior más rápido y eficiente, acorta los tiempos de realización de los proyectos y, así, el pago de las facturas, etc.

Gestión documental y organización de archivos: mapa documental y flujos documentales

Ya hemos visto las principales diferencias entre archivo físico y archivo digital y, también, algunas de las razones que explican por qué las principales organizaciones internacionales invierten recursos económicos y talento en digitalizar la gestión documental y organización de archivos. Ha llegado el momento de anotar casi en plan telegrama tres consejos básicos que nos pueden ayudar a diseñar nuestro nuevo mapa documental y, también, los flujos documentales digitales:

  1. Antes de abordar la migración digital consulta con una empresa asesora experta en este tipo de procesos. Este paso es fundamental para garantizar que el proceso de digitalización documental se lleva a cabo de la forma más adecuada para las necesidades de la empresa.
  2. Explica bien a tu equipo humano cómo se llevará a cabo el proceso de digitalización de la gestión documental. La actitud positiva y la colaboración de todos los miembros de la empresa es fundamental para el éxito de esta migración digital.
  3. Elige una suite ofimática potente, pero con una curva de aprendizaje sencilla. Este consejo es clave para todas las empresas, pero sobre todo para aquellas que cuentan con profesionales senior poco o nada acostumbrados a la imprescindible tecnología digital.

 

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