La factura electrónica en la Administración Pública

La factura electrónica en la Administración Pública

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Para enviar facturas a la Administración Pública es obligatorio hacerlo mediante facturas electrónicas, un requerimiento que agiliza todo el procedimiento de pago a las empresas y que permite regular con mayor transparencia su debido registro contable. ¿Qué elementos debe contener una factura electrónica y cuáles son los pasos a seguir para hacerlo correctamente? Te lo explicamos más adelante.

Por qué es obligatoria la factura electrónica

Actualmente emitir facturas por la vía digital para la Administración Pública es más que una opción disponible. Desde el 15 de enero de 2015 este “impulso electrónico” que dictó la ley 25/2013, de 27 de diciembre, pasó a ser una obligatoriedad para todos los proveedores de bienes y servicios a las Administraciones Públicas.

Por tanto, a día de hoy la factura electrónica es el único modo de enviar los costes de uno o varios servicios prestados a una empresa o profesional con su respectivo desglose de impuestos correspondientes. Además, hay que seguir determinados requisitos para elaborar la factura electrónica y cumplir con los plazos que dicta la ley.

De esta manera, gracias a la obligatoriedad de esta vía, además de incrementar la seguridad y el control en las emisiones de facturas, evitamos la morosidad, una menor probabilidad de falsificación y de errores cometidos, permitiendo, a su vez, un mejor control del gasto público y del déficit.

¿Qué es necesario saber de la factura electrónica en la Administración Pública?

Desde que se aprobó la resolución de 24 de agosto de 2017, se publicó una nueva versión del formato de factura electrónica “facturae” que se debe gestionar mediante FACe, el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.

De modo que FACe es la única plataforma por la que debemos realizar el envío de las facturas electrónicas. De hecho, este portal ya supera los 22 millones de envíos.

¿Quiénes son exactamente los que están obligados a presentar la factura electrónica?

Las sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, uniones temporales de empresas, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española, establecimientos y sucursales no residentes en territorio español, así como las agrupaciones de interés económico, los fondos de pensiones, fondos de capital riesgo, fondo de regularización del mercado hipotecario o fondos de inversiones.

Pasos que debo seguir para crear la factura electrónica

Podemos optar por dos posibilidades para hacerlo: bien mediante un programa informático que genera facturas electrónicas, o bien a través de un prestador de servicios de facturación electrónica. Sea cual sea el caso, ambas opciones deben cumplir con los requisitos que exigen las Administraciones Públicas.

Hay tres requisitos específicos que el Ministerio de Hacienda hace especial hincapié para dicha factura:

  • Deben estar escritas en el lenguaje informático Facturae 3.2 o 3.2.1.
  • Se debe señalar claramente el destinatario de la factura electrónica.
  • Deben estar firmadas electrónicamente con un certificado electrónico reconocido.

Entre todos los datos que debemos reflejar encontramos lo siguiente:

Emisor, identificador fiscal, número de facturas, total a pagar, total a ejecutar, código de moneda de factura, razón social, código de identificación, datos personales, ídem con los datos del receptor, datos de las facturas, impuestos repercutidos, líneas de detalle, periodo de facturación y otros datos de pago, extensiones y firma electrónica.

No obstante, podemos ver un ejemplo del formato facturae en su versión 3.0 para que sepamos con todo detalle cuáles son los bloques y datos desglosados que debemos cumplimentar en esta nueva factura electrónica.

Una vez que hayas enviado correctamente la factura electrónica a FACe debes conservar una copia como si se tratara de la factura en formato papel, de acuerdo a la Ley 58/2003, de 17 de diciembre.

Si quieres saber más o tienes alguna duda, puedes consultar toda la información al respecto en la página web del Ministerio de Hacienda de facturae.

 

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