La gestión documental. Definición, conceptos clave e importancia en la actualidad

La gestión documental. Definición, conceptos clave e importancia en la actualidad

gestion documental

La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días.

Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.

A este ejemplo se le podría agregar una nota de entrega, un documento de aceptación o incluso un contrato. Una vez más, estos otros documentos podrían estar en diferentes formatos o diferentes sistemas. Peor aún más, podrían estar en diferentes departamentos. Un contrato puede almacenarse en un archivador en el departamento legal. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.

Sin una gestión documental profesional, la gestión de toda esta documentación resulta complicada.

1. ¿Qué es la Gestión Documental?

La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión de documentos debe facilitar su recuperación, permitir la extracción de información, el expurgo de los que no sean necesarios, la conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles, así como la destrucción cuando ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos eficaces y eficientes.

Cuando hablamos de sistema de gestión documental o DMS nos referimos a una forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la gestión de una organización.

Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los documentos de toda la organización, incorporando capturas y contenido, y utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida, sistemas de recuperación de información, etc.

Algunas de las características clave en la gestión documental son:

  • Check-in / check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de un documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra persona.
  • Control de versiones, por lo que se puede mantener la historia sobre cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
  • Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.
  • Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento durante el curso de su vida en el sistema.
  • Comentarios y marcas.

La gestión documental, aunque se puede utilizar de forma independiente, también es un componente dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial.

2. Principales ventajas de utilizar un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar. Podemos tener desde documentos generados por un procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, archivos PDF, imágenes, etc.

El uso de una solución de gestión documental basada ofrece numerosas ventajas:

  • Repositorio de documentos / archivos. Los sistemas de gestión documental sirven como repositorio central para todos los documentos importantes de la organización. De esta forma posteriormente se pueden acceder, ver, cambiar y compartir. La empresa deja de perder horas de tiempo precioso buscando en carpetas y archivadores para localizar un documento.
  • Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan, la posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas es considerable. Si información sensible y vital que cae en las manos equivocadas puede ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un control de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos. Adicionalmente, en el caso de desastres como incendios o inundaciones, si utilizamos un sistema de gestión documental basado en la nube, podemos llegar a garantizar que los datos críticos para la empresa se mantengan intactos.
  • Acceso a los documentos cuando son necesarios. Ya no es necesario esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e independientemente del dispositivo utilizado.
  • Integración con software de terceros. La integración de aplicaciones es una capacidad que elimina la entrada de datos redundantes y permite un flujo de información sin interrupciones entre plataformas dispares. No solo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también mantiene la integridad y precisión de los datos.
  • Mejor organización. Con etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos los documentos se vuelven más fáciles de organizar, localizar y recuperar. Una búsqueda con las palabras clave adecuadas puede arrojar resultados en cuestión de segundos.
  • Tiempo / eficiencia de costes. La eficiencia del empleado ahorra tiempo. Y en lo que respecta a los negocios, el tiempo ahorrado es dinero ahorrado. A esto se añade el hecho de que mantener y ejecutar un sistema de gestión documental se puede hacer con un coste muy bajo.
  • Compartir archivos. Con un sistema de gestión documental los usuarios pueden compartir y colaborar en archivos y documentos con sus colegas, controlando con quién comparten esos documentos. Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede ser crítico para eliminar errores de proceso e ineficiencias.

3. La gestión documental en la nube

La computación en la nube ha abierto nuevas oportunidades en la gestión documental, particularmente cuando se trata de asequibilidad y escalabilidad.

La computación en la nube es la práctica de utilizar una red de servidores remotos alojados en Internet para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de un servidor local o un ordenador personal. Al unir la gestión documental y la nube, las organizaciones obtienen las ventajas del almacenamiento digital sin la necesidad de invertir en hardware.

Pero es importante comprender los pros y contras de una gestión documental alojada en la nube.

Ventajas de la gestión documental en la nube

Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y se accede a él online. Se puede utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Internet para acceder al sistema.

El coste generalmente implica una tarifa mensual por cada usuario, que varía dependiendo del proveedor y que no suele ser muy alta. La cantidad exacta depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido e incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento. Los principales beneficios que esto implica son:

  • No necesitas un equipo de TI para instalar y ejecutar el software.
  • No hay grandes costes iniciales.
  • El acceso es posible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Las copias de seguridad se hacen automáticamente en la nube.
  • Otra ventaja es que la arquitectura basada en web proporciona una escalabilidad perfecta, lo que significa que el sistema es flexible y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.

Inconvenientes de la gestión documental en la nube

La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a Internet de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.

También debemos tener en cuenta que la gestión documental es solo una parte de la infraestructura de TI de cualquier empresa. Por lo tanto, es importante que se pueda integrar en otro software funcional, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

La gestión documental en la nube adquiere cada vez más importancia

La nube prevalece como una alternativa rentable ya que elimina la necesidad de inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e instalar hardware y software, y recursos continuos asociados con la actividad de mantenimiento. Además, la gran capacidad de espacio de servidor que se ofrece en la nube proporciona flexibilidad y elasticidad lo cual es importante si por alguna razón lo demanda el negocio.

Por otro lado, la seguridad basada en la nube a menudo excede la de las propias instalaciones. Los protocolos de seguridad empleados por muchos proveedores de servicios en la nube a menudo exceden las estrategias de los departamentos de TI internos. Las organizaciones carecen de los mismos recursos para invertir en infraestructura de seguridad. Elegir al socio adecuado para una gestión documental en la nube es la clave para evitar las preocupaciones sobre posibles infracciones.

4. Solpheo Suite. Una herramienta de gestión documental ideal

Con Solpheo Suite obtienes mucho más que una herramienta de gestión documental. Se trata de una avanzada plataforma inteligente de gestión de contenido y procesos empresariales. Un ECM (Enterprise Content Management) que ha evolucionado hacia una herramienta colaborativa con capacidad para sincronizar y compartir documentos y archivos.

Con Solpheo Suite consigues una nueva forma de comunicación y trabajo basado en:

  • colaboración
  • información
  • procesos eficientes

Solpheo Suite está disponible tanto en plataformas Cloud como On Premise lo que permite a los empleados acceder a los documentos estén donde estén y desde cualquier dispositivo. De esta forma consiguen desarrollar todo el potencial que permite la centralización de contenido y procesos de negocio.

Algunas características de Solpheo Suite son:

  • Centralización de archivos, documentos, e información corporativa en una sola plataforma. De esta forma es posible realizar búsquedas inteligentes manteniendo la información bien estructurada en una sola herramienta.
  • Trabajo colaborativo que permite el flujo de información entre usuarios sin importar donde se encuentran ni el dispositivo que usan. Se crean espacios de trabajo que permiten trabajar en equipo.
  • Sintonización de flujos de documentos que permite combinar diferentes herramientas de extracción y proceso, con la funcionalidad de gestión documental en Solpheo.
  • Disponibilidad de la información en cualquier momento mediantes una plataforma en la nube.
  • Entorno seguro que cumple con la normativa LOPD y proporciona un entorno seguro para responder a las medidas que impone el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos).
  • Amplio catálogo de aplicaciones que se adaptan a la necesidad de la organización.

Con Solpheo Suite elevas tu negocio a otro nivel, a través de un entorno tecnológico seguro que permite compartir, archivar y buscar toda la información que necesitas, automatizando y optimizando los procesos de negocio.

5. Artículos y guías complementarias

Soluciones y recursos para Gestión Documental

Guías

Artículos

 

KYO - CTA post - Gestión documental (año 2)

Compartir