Gastos de viaje internacional: ¿cómo optimizarlos?

Gastos de viaje internacional: ¿cómo optimizarlos?

gastos de viaje

Si no se gestionan correctamente, los gastos de viaje de nuestros directivos, comerciales y técnicos pueden suponer un auténtico problema para nuestra cuenta de resultados. Afortunadamente, existen varias formas de optimizar y rentabilizar esos imprescindibles gastos de viaje en los que tenemos que incurrir mes tras mes. ¿Quieres conocerlas? Entonces sigue leyendo porque ese es el tema que nos ocupa en el artículo de hoy.

 

Optimizar los gastos de viaje: determinar cuándo son necesarios

La primera clave para optimizar nuestros gastos de viaje internacionales es diferenciar los gastos de viaje necesarios de los innecesarios. ¿Cómo hacerlo?: detallando en nuestro manual corporativo interno las razones que pueden explicar que nuestros directivos o técnicos tengan que desplazarse a ciertos destinos internacionales. Tres razones a modo de ejemplo:

Apertura de nuevos mercados

En ocasiones es necesaria la presencia física para internacionalizar productos y servicios en otros mercados. Hablamos, por ejemplo, de abrir nuevas vías de negocio en destinos emergentes o en países que, culturalmente hablando, requieren que nuestros CEO o CIO asistan a actos protocolarios, sesiones de networking presencial, selección personal de los proveedores locales o de los equipos de trabajo colaborativo, etc.

Problemas con los proveedores externos que no se pueden resolver vía online

Como ya te hemos contado en otros artículos de nuestro blog, en una gran compañía el eslabón más débil suele ser ese grupo de proveedores externos de los que muchas veces depende nuestra cadena productiva. Mantener abierta una comunicación diaria con los proveedores internacionales es esencial para detectar posibles problemas de forma temprana evitando, así, incurrir en esos gastos de viaje que tendremos que hacer para solucionar en persona lo que no hemos sabido arreglar prematuramente vía teléfono, correo electrónico, video conferencia, etc.

Problemas con nuestras oficinas exteriores

Una tercera razón que explicaría la necesidad de incurrir en gastos de viaje internacionales tiene mucho que ver con la anterior: los fallos de comunicación en este caso interna. Mejorar nuestros canales de comunicación utilizando una excelente herramienta de gestión interna es clave para detectar problemas laborales, malentendidos culturales, retrasos en los hitos de los proyectos internacionales, incidencias  locales, etc., que expliquen la presencia física de uno de nuestros directivos en esa oficina externa a miles de kilómetros de nuestra sede principal.

 

Optimizar los gastos de viaje: fijar un límite

La segunda clave que nos permitirá optimizar y rentabilizar los gastos de viaje es fijar un techo de gasto, un límite claro de gastos que dependerá de varios factores:

  • El destino internacional.
  • La envergadura del proyecto.
  • El número de profesionales que deban desplazarse.

Etc.

Esta tarea de fijar un techo de gastos para cada destino de los viajes de empresa no hay que hacerla cada vez que necesitamos desplazarnos, basta con utilizar una buena herramienta de gestión de viajes que calcule por nosotros el límite de gastos en los que incurriremos cada vez.

 

Optimizar los gastos de viaje: exigir una justificación detallada de gastos

La tercera clave que nos permitirá optimizar y rentabilizar los gastos de viaje tanto locales como internacionales es esencial: exigir a nuestro personal una justificación detallada y por escrito de todos aquellos gastos en los que se ha incurrido durante el viaje de trabajo.

Estos justificantes de gastos deben estar informatizados e integrarse de forma natural en nuestro sistema de gestión interna y, muy importante, deben poder entregarse minimizando al máximo el tiempo de dedicación de nuestro personal.

 

Optimizar los gastos de viaje: utilizar una eficaz herramienta de gestión

Como hemos visto hasta ahora, diferenciar los viajes necesarios de los innecesarios,  fijar un límite de gastos de viajes y habilitar un sistema automatizado de justificación de gastos es fundamental para optimizar esa necesaria inversión en dietas, kilometraje, representación, protocolo, etc. Pero, ¿cómo podemos automatizar esas dos tareas? Utilizando una herramienta de gestión y automatización de procesos que nos permita definir claramente todos los parámetros que hemos detallado, una herramienta sencilla de utilizar que minimice las decisiones subjetivas, evite malentendidos y reduzca la posibilidad de incurrir en gastos de viaje internacional absolutamente innecesarios.

 

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