Así funciona un programa de facturación electrónica

Así funciona un programa de facturación electrónica

programa de facturación electrónica

A la hora de llevar la contabilidad y la emisión de facturas dentro de una empresa, es importante conseguir un programa de facturación electrónico completo. Cada vez son más empresas las que dan el salto a realizar la facturación electrónica pero todavía son muchas las dudas que hay al respecto.

Antes de entrar en materia, se considera un programa de facturación electrónico a aquel programa capaz de realizar una gestión integral de la facturación dentro del plano electrónico. Estos programas no solo se encargan de emitir la factura, si no que realizan tareas de contabilización, emisión y recepción de facturas, y ,además, se integran con otros programas; consiguiendo así obtener una visión global del negocio.

A la hora de escoger un programa de facturación electrónica, se deben tener en cuenta varias variables:

  • Accesibilidad. Lo ideal es escoger un software que pueda ser accesible desde diferentes lugares, mejorando así el traslado de la información.
  • Automatización. Busca un programa de facturación electrónica que te permita automatizar tareas, ya que ello hará que aumente tu productividad reduciendo el tiempo invertido en tareas consideradas rutinarias.
  • Legalidad. Al hablar de facturas electrónicas, es importante que el software en cuestión cumpla con todas las normativas legales, así como que asegure la seguridad y privacidad de los datos tratados.
  • Integración. Es importante que tu programa de facturas se pueda integrar fácilmente con otros programas o ERPs que emplees en la empresa. Piensa que de poco te puede servir recoger datos diferentes en soportes diferentes sin que estos se puedan relacionar, ya que esto supondría un inconveniente a la toma de decisiones basada en información general de la empresa.

¿Cómo funciona un programa de facturación electrónica?

Una de las grandes dudas sobre los programas de facturación electrónica es saber cómo funcionan.

1- Captura de facturas

Depende del tipo de programa o software que dispongas, tendrás la opción de poder insertar las facturas de dos formas. La primera de ellas es de manera manual, algo que puede resultar muy costoso si el volumen de facturación es elevado. La segunda implica un grado más complejo en la programación del software en cuestión, consiguiendo insertar las facturas a través de un correo electrónico, una práctica mucho más rápida que ahorra tiempo y, además, posibles errores de inserción manual.

2- Flujos de aprobación y trabajo

Una vez se haya realizado la primera tarea de carga de facturas, el programa empieza a trabajar en los flujos de trabajo configurados, así como en la consultoría inicial del proyecto. Gracias a estos flujos de trabajo se realiza de manera automática la aprobación o rechazo de facturas, se envía las mismas a otros usuarios y, en definitiva, se lleva el control total de las mismas. Con esto se reducen los costes asociados a estas tareas y se aumenta la productividad.

3- Exportación al ERP

El tercer paso une el software de facturación con un ERP, es decir, con un Enterprise Resource Planning. En ocasiones hemos hablado de él, pero el ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que ayuda a automatizar una gran cantidad de tareas, aumentando así la productividad empresarial. Implementar el programa de facturación con el ERP resulta de gran utilidad ya que, por una parte se aumenta la rapidez de traslado de información, y por otra se mejora la cohesión documental entre departamentos; además se mejora la fiabilidad de los datos, al asegurarse que no se pierde ninguno de ellos en el traslado.

4- Consulta web al archivo digital

Por último, todas las facturas tratadas en la plataforma siguen permaneciendo en ella,  cumpliendo así la normativa de que toda factura emitida puede ser comprobada y consultada en todo momento. Gracias a este tipo de programas, se puede conseguir un buen orden de las facturas, de tal manera que cualquier persona autorizada, pueda realizar la búsqueda de una sin perder una gran cantidad de tiempo en dicha búsqueda.

Estas son las cuatro etapas por las que pasa un programa de facturación electrónica. Lo ideal es que realices una consultoría para ver qué necesidades tienes y, en base a ello, puedas escoger el programa o software que más se adapte a tus necesidades empresariales.

KYO - CTA horizontal post - Digitalizar facturas

Compartir