Cómo elaborar un plan de acogida para nuevos empleados

Cómo elaborar un plan de acogida para nuevos empleados

plan de acogida para nuevos empleados

El proceso de onboarding forma parte de uno de los momentos clave en la gestión de personal y es el que permite integrar en la empresa a los nuevos empleados de manera rápida, eficaz y motivadora para ellos. Como parte estratégica de dicho proceso, es beneficioso para la empresa disponer de un plan de acogida para nuevos empleados que incluya todos los pasos que se deben dar para que la integración sea satisfactoria.

En primer lugar, es necesario estudiar a la propia empresa. No se elaborará un plan de acogida de la misma forma para una micropyme que para una empresa de gran tamaño. Y de la misma forma que influye cómo de grande es la empresa, también influirán otros detalles como el sector del mercado en el que se mueve (el plan de acogida puede diferir entre una empresa que se dedica a exportar vinos y otra que se dedica al diseño de interiores) o el lugar físico en el que se encuentra (la cultura y las costumbres son también aspectos a tener en cuenta para que los nuevos empleados se sientan a gusto).

Una vez que tenemos claro cómo el perfil de nuestra empresa puede afectar al plan de acogida para nuevos empleados, llega el momento de crear un manual de acogida. Ya habíamos elaborado un post dedicado a los aspectos clave para elaborar un manual de acogida, de modo que no nos detendremos demasiado en este punto. Solo resumiremos las cuestiones más importantes, que son:

  1. El manual de acogida será mucho más eficaz si lo entregamos al nuevo trabajador tanto en formato impreso como en formato digital.
  2. Un manual de acogida que desee cumplir con su objetivo debe incluir un índice, una ficha general de la empresa, un listado de los objetivos empresariales en el mercado, una descripción de la cultura y de la política empresariales y una sección específica acerca del puesto de trabajo que el nuevo empleado va a ocupar.

Ya disponemos de nuestro manual de acogida. Ahora llega el momento de planificar el primer día del nuevo empleado y, si es posible, la primera semana. Esta calendarización será muy importante en el plan de acogida para nuevos empleados, ya que, al principio, todas las personas que entren a formar parte de la empresa necesitarán ser guiados durante sus inicios en ella.

Podemos trazar un esquema estándar de calendarización que luego personalicemos para cada caso concreto. Algunos de los aspectos recomendables para contemplar en dicho esquema estándar son:

  1. Preparación del lugar de trabajo del nuevo empleado: comprobar que no falta nada que vaya a necesitar, que los aparatos electrónicos e informáticos funcionan correctamente, que tenemos a mano todas las contraseñas necesarias… No debemos olvidar dejar en su lugar de trabajo una copia impresa del manual de acogida.
  2. Programación de una visita guiada por las oficinas. Antes de empezar a trabajar, cualquier persona necesitará conocer dónde se encuentran los aseos, a qué puerta debe llamar si quiere hablar con una persona determinada o qué lugares son de acceso restringido.
  3. Comunicación al nuevo empleado de en qué consistirán las tareas de su primera semana. De esta forma, podrá comprender mejor cómo se integran entre sí, algo que no podría ver si el primer día solo les presentamos las del primer día, el segundo día las del segundo, etc.
  4. Valorar la posibilidad de entregarle un regalo de bienvenida. Este tipo de gestos crean vínculos emocionales que serán muy provechosos para que los nuevos empleados quieran seguir trabajando con nosotros.

Todas estas cuestiones que hemos enumerado dependerán, por supuesto, de cada caso concreto. Si hemos recorrido previamente el primer punto que tratamos, es decir, el estudio de nuestra propia empresa enfocándolo hacia las nuevas personas que entran a trabajar en ella, nos daremos cuenta enseguida de cuáles son las acciones recomendadas para nosotros y cuál es la forma de llevarlas a cabo.

Así, cumpliendo estos tres sencillos pasos (que, refresquemos, son 1- el estudio de nuestra propia empresa, 2- la elaboración de un manual de acogida y 3- trazar una calendarización estándar), tendremos elaborado nuestro plan de acogida para nuevos empleados.

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