Claves para gestionar el departamento de TI y que sea más eficiente

Claves para gestionar el departamento de TI y que sea más eficiente

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En muchas empresas el presupuesto destinado al departamento de TI se ha reducido o ha permanecido inalterado durante largos periodos de tiempo. El resultado ha sido que trabajar con el departamento de TI es un proceso largo que, además, en ocasiones no aporta la solución tecnológica adecuada. Junto con lo anterior, las empresas han dejado de lado al departamento de TI en la toma de decisiones importantes de la organización.

Como consecuencia de lo anterior, las empresas acuden a soluciones tecnológicas externas que tienen diversos inconvenientes como una menor transparencia en las operaciones de TI y el surgimiento de silos de tecnología que pueden suponer un aumento de gastos y una disminución de la eficiencia.

 

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Entender el departamento de TI como una empresa

Para lograr que el departamento de TI apoye el crecimiento y la innovación de una organización, lo primero que debe hacerse es gestionarlo como si fuera una empresa. Los objetivos del departamento de IT deben estar alineados con los de la empresa y la tecnología de la empresa debe apoyar los objetivos de la organización.

El CIO debe pensar como el CEO del departamento

La persona que lidere el departamento de TI debería pensar como el CEO de departamento, es decir, debe gestionar al departamento y la cuenta de pérdidas y ganancias de forma adecuada, respetando los límites del presupuesto y dando una buena experiencia a los clientes tanto internos como externos de la organización.

Planificar inversiones

El producto con mayor valor del departamento de TI es la cartera de proyectos puesto que un tercio de los gastos de TI están relacionados con nuevos proyectos. Se debe tener una visión completa de los proyectos y no solo de los costes de implementación.

Imputación de costes

Uno de los objetivos debería ser imputar los costes a los diversos departamentos que usan TI para poder alinear el departamento de TI con las metas de la organización. Sin embargo, esta práctica es muy cuestionada en los negocios.

Benchmarking

Es necesario muy poco para implementar benchmarking y puede llegar a ser de gran utilidad para identificar áreas donde pueden existir oportunidades para mejorar y beneficiar a la organización.

Optimización de costes

Toda la empresa se debería involucrar en señalar los proyectos que se deben realizar, los servicios que se deben prestar y los niveles de servicio al cliente que se puede permitir la empresa.

Medición del rendimiento

Para ser eficientes los departamentos de TI no deben medir solo el hecho de que el sistema esté disponible al cien por cien, sino que debe medir otros aspectos como el ajuste al presupuesto, la alineación con los objetivos de la empresa o el rendimiento operativo.

Alineación con la estrategia de la empresa

La estrategia del departamento de TI debe estar completamente alineada con los objetivos de la empresa.

Comunicación de éxitos

Es habitual que solo se tenga en consideración al departamento de TI cuando el sistema no funciona o lo hace de forma incorrecta de manera que incide negativamente en la productividad de la empresa. Sin embargo, es preciso cambiar esa visión y eso se puede lograr comunicando al resto de la empresa los éxitos de TI.

Definición de los objetivos de TI

En general las diversas áreas de las empresas tienen procesos y formas concretas para realizar sus funciones y el departamento de TI debe tener la misma definición.

 

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