Características que tienen los mejores gestores documentales

Características que tienen los mejores gestores documentales

gestores documentales

Los gestores documentales son sistemas utilizados para realizar el seguimiento, gestionar y almacenar documentos. Son capaces de guardar un registro de las diferentes versiones de los documentos creados y modificados por diferentes usuarios.

Los procesos que gestionan estos gestores documentales son esenciales para asegurar el cumplimiento de las normas y leyes que regulan muchos de los documentos que en ellos se almacenan. Esos requerimientos demandan una fácil trazabilidad de documentos así como capacidad de auditoría sobre la creación de documentos, su acceso, modificación, aprobación y eliminación.

La implementación de soluciones de gestión documental adecuadas a las necesidades de la compañía es primordial para el óptimo funcionamiento de la misma.

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En muchos sectores tales como negocios comerciales, banca, otros servicios financieros, seguros, administración, educación, sanidad, investigación y desarrollo, construcción y muchos más, la gestión de documentos es esencial, y la importancia de estos gestores documentales es máxima dado que en ellos se almacena documentación de suma importancia para la organización tales como procedimientos, instrucciones de trabajo, proyectos, pólizas de seguros, escrituras, facturas, etc. Un fallo en la gestión de estos documentos podría causar penalizaciones, pérdidas de negocio debido a la no conformidad o el no cumplimiento de sus obligaciones, o daños irreparables como la pérdida de reputación.

Cuando  estamos seleccionando entre los mejores gestores documentales hay algunas características principales que siempre debemos considerar que estén presentes en el software seleccionado, así como algunas otras en el proveedor que te ayuda con la implantación.

 

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Acompañamiento de tu proveedor

Si bien el gestor documental es importante, la empresa que te lo implanta debe ayudarte a entender como es una gestión ideal de procesos documentales y como esta puede ayudarte a reducir los costes y mejorar procesos ineficientes, optimizando tus operaciones de negocio mediante workflows eficientes que sean capaces de indexar la documentación proporcionando posibilidades de colaboración entre los empleados.  También deben dirigir tu proyecto de forma altamente eficiente, de principio a fin, ayudándote en las diferentes etapas y planificando contigo la implantación e integración mientras te proveen de formación y soporte, y asegurando un máximo entendimiento por parte de los usuarios.

 

Cero interrupciones

El mantenimiento de la continuidad en tu negocio es fundamental, especialmente cuando estás tomando medidas para mejorar las operaciones. La implantación del gestor documental debe hacerse asegurando que tu negocio no sufre ni un solo minuto de parada y ninguna interrupción en tus flujos de trabajo.

 

Indexación inteligente

El gestor documental qué selecciones debe ayudar a los empleados a indexar y almacenar documentos completos automáticamente y tenerlos disponibles en pocos segundos. Un sistema de indexación inteligente aprende cómo son los documentos de tu empresa y optimiza automáticamente el proceso de indexación.

 

Una integración de 360 grados

Para impulsar una positiva mejora de procesos en toda la organización, tu gestor documental debe integrarse a la perfección con las aplicaciones existentes tales como correo electrónico, ERP, CRM y otras plataformas.

 

Fácil adopción  

Conseguir el máximo rendimiento de tu sistema de gestión documental depende de la rapidez con que tus empleados acepten la nueva tecnología. Tu gestor documental debe optimizar la experiencia del usuario para conseguir que tus empleados abracen esta nueva tecnología y tu proveedor debe ayudarte a definir los objetivos de adopción del usuario y determinar las deficiencias, para después formar al personal.

 

Funcionalidad multiplataforma

El acceso a tus documentos no debería estar limitado a una sola plataforma o un solo dispositivo. Es importante asegurar que el software es compatible con todos los dispositivos tales como ordenadores de sobremesa, laptops, smartphones y tablets. En la actualidad no existe ninguna razón para que este tipo de aplicaciones no estén disponibles para cualquiera de estos dispositivos.

 

Alta capacidad de escaneo de documentación

Una habilidad de escaneo simple que permite escanear solo un documento a la vez es una tarea extremadamente desalentadora y una gran pérdida de tiempo. Cuando seleccionamos entre los mejores gestores documentales debemos asegurarnos que el software tiene la habilidad de poner en cola múltiples documentos para su escaneo. Esto permitirá completar la tarea rápidamente mientras todavía mantenemos un alto nivel de legibilidad.

 

Potentes características de búsqueda

Un gestor documental ideal debe contener un potente motor de búsqueda que permita buscar a través del contenido de los documentos dándonos resultados rápidos que proporcionen una veloz recuperación de documentos.

 

Una interfaz fácil de utilizar

La interfaz del software debería ser simple y fácil de navegar. No todo el mundo en una empresa tiene facilidad con la tecnología por lo que cuanto más simple y fácil de utilizar sea el software, mejor.

 

Que sea capaz de aumentar la productividad

Debes buscar una solución de gestor documental que sea fácilmente entendible por todos los empleados de forma que se pueda ahorrar tiempo y dinero en temas de formación del nuevo sistema. El gestor documental ideal debe proporcionar información basada en el rol del usuario y alertas basadas en los documentos.

 

Que maximice la seguridad

Los mejores gestores documentales deben proporcionar un alto nivel de encriptación de documentos y un acceso basado en roles. La seguridad es uno de los aspectos más críticos en un sistema de gestión de documentos. Debe de haber una jerarquía de carpetas y opciones para indicar la privacidad de esas carpetas.

 

Los  mejores gestores documentales modelan tus propios procesos

Un sistema de gestión documental ideal tiene integrado un gestor de procesos de negocio a nivel de empresa y una automatización de workflows que automáticamente en ruta los documentos a su destino. Esto también te permite crear tus propios procesos y gestionarlos como tú quieras.

 

Otras características interesantes que debes comprobar si existen en tu gestor documental

  • Basada en la nube. Dependiendo de la estructura de tu empresa podría ser interesante que tu solución de gestión documental estuviera  alojada en un centro de datos de tu proveedor, de forma que puedas acceder desde cualquier parte y con cualquier dispositivo.
  • Intercambio de documentos. Es posible que sea interesante la posibilidad de compartir de forma segura documentos con usuarios externos. Los documentos deben transmitirse de forma encriptada y debería de poderse adjuntar permisos específicos para este tipo de documentos en tránsito.
  • Integración con facturación. Ya hemos hablado de la integración de 360 grados pero, si esto no fuera posible, al menos es interesante que tu gestor documental se integre con el software de facturación existente en la compañía.
  • Capacidades de reporte. Deberás averiguar cómo están controladas y cómo se accede a ellas.
  • Cuadro de mando. ¿Es navegable o necesita formación incluso para ponerlo en marcha?
  • Soporte. Si te encuentras con problemas utilizando el software ¿qué opciones tienes? ¿puedes acceder a un equipo de soporte por teléfono o por correo electrónico? ¿en qué horas? ¿hay limitaciones acerca de lo que puedes solicitar? Los mejores gestores documentales destacan por su servicio de soporte.

 

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