Tendencias de flujo de trabajo para una oficina digital

Tendencias de flujo de trabajo para una oficina digital

flujo de trabajo en oficina digital

Con el inicio de la digitalización en masa, los trabajadores tecnológicamente inteligentes no son la excepción, sino la regla. Este nuevo estándar digital ha impactado en todas las facetas de la jornada laboral corporativa incluyendo los procesos que los empleados utilizan para completar las tareas de cada día. Los líderes de tecnología de la información (TI) están trabajando para acomodar las necesidades de una fuerza de trabajo que espera la misma tecnología sencilla y fácil de usar que utiliza en su vida cotidiana. Es crucial que las empresas tomen nota de las tendencias que han surgido dentro de los flujos de trabajo de oficina con el fin de transformar y adaptar sus negocios para abrazar la transformación digital.

La tecnología ha causado un gran cambio en la forma en que definimos los oficios tradicionales. Principalmente, porque  se crean una gran cantidad de opciones.

Diferentes personas, inevitablemente, seleccionan diferentes flujos de trabajo y soluciones que funcionan mejor para ellos y su estilo personal de trabajo. Los empleados responden a los mensajes de correo electrónico desde el pabellón de baloncesto donde ven entrenar a su hijo, firman contratos en la mesa de su cocina y editan documentos desde el asiento trasero del coche en un largo viaje por carretera. Ya sea en su smartphone, tableta u ordenador portátil, los empleados esperan acceder de manera fácil y eficiente a la información de la misma forma que lo harían cuando están en la oficina.

Todos los empleados tienen  diferentes preferencias y formas de trabajar. Muchos optan por imprimir documentos para leerlos y anotar cosas en la copia impresa, mientras que otros prefieren leer y editar en formato digital. Dicho esto, no hay un flujo de trabajo único y uniforme que la oficina moderna utilice constantemente. Cada empleado desarrolla su propia estrategia para desempeñar sus tareas y cumplir sus objetivos. Por otro lado, las empresas deben ser flexibles y ágiles para manejar las diversas necesidades de su personal.

 

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El problema del flujo de trabajo en la oficina

Existen dos problemas comunes con los flujos de trabajo en la oficina: el primero es que se tiende a utilizar mucho el papel y, el segundo, es que son inflexibles, por lo que no satisfacen las diferentes preferencias de los empleados. Los procesos basados en papel no pueden acomodar a la creciente población de trabajadores que trabajan fuera del sitio o en sus dispositivos móviles.
Por ejemplo, el siguiente escenario: un ejecutivo de una empresa está viajando pero necesita recibir, revisar y firmar un contrato urgente. Con un procedimiento basado en papel tendrá que esperar hasta que esté en su hotel para recoger un fax, leerlo, firmarlo y volverlo a enviar por fax. Sin embargo, si la empresa cuenta con soluciones fáciles de usar, ágiles y digitales, que se integren con los  hábitos personales de trabajo, este ejecutivo podrá acceder fácilmente al contrato desde su dispositivo móvil, proporcionará una firma electrónica y volverá a enviarlo rápidamente. Estos problemas pueden ser abordados y evitados mediante las 4 tendencias siguientes para guiar y motivar las decisiones empresariales:

1. Flujos de trabajo digitales para impresoras multifunción

A medida que los empleados se acostumbran más al entorno digital, esperan utilizar las interfaces de la oficina con la misma facilidad y comodidad con la que utilizan sus dispositivos personales. En muchos casos, las impresoras multifunción inteligentes son una gran solución para que las empresas cumplan con esta expectativa. Estas impresoras inteligentes suelen contar con interfaces de pantalla táctil y aplicaciones personalizables que permiten a los usuarios adaptar los flujos de trabajo a sus necesidades. Si bien esto es ciertamente una inversión, una impresora multifunción inteligente ofrecerá a las empresas un retorno de la inversión mediante una mayor automatización, procesos de trabajo acelerados y una red de dispositivos digitales más interconectados.

 

2. La oficina móvil

Atrás quedaron los días en que la oficina estaba limitada a las cuatro paredes de un edificio. Hoy en día, la oficina puede extenderse por distintas ciudades, países y zonas horarias para incluir a cualquier miembro del equipo trabajando de manera interconectada hacía un objetivo común. A su vez, los procesos de oficina se están volviendo más flexibles para dar cuenta de esta oficina ampliada. Un trabajador remoto necesita acceder rápida y fácilmente a los mismos documentos que utiliza en la sede de la empresa y las empresas están facilitando el acceso a los usuarios con ayuda de la tecnología. El acceso restringido disminuye la productividad y aumenta los costes.

 

3. La adopción de flujos de trabajo específicos de la industria

A medida que las empresas adoptan la digitalización, se enfrentan a un nuevo desafío, el de diseñar flujos de trabajo dirigidos a su industria específica. Diferentes industrias tienen diferentes prioridades y la clave es implementar un flujo de trabajo que se adapte a esas prioridades. Por lo tanto, estamos empezando a ver tecnología específica de una industria y sus flujos de trabajo siendo desarrollados para abordar estos diferentes procesos verticales. Por ejemplo, una prioridad importante para el campo de recursos humanos es la seguridad de los datos. Los sistemas de recursos humanos contienen enormes cantidades de información altamente confidencial que, de ser amenazada, podría causar una grave violación de los datos con un gran potencial de sanciones. Por lo tanto, una empresa de recursos humanos puede tener que tomar precauciones adicionales al construir un flujo de trabajo de su oficina para garantizar los más altos estándares de seguridad de los datos.

 

4. Integración de flujos de trabajo personales y de oficina

Las oficinas tienden a estar dominadas por procesos cargados de papel o aplicaciones y soluciones anticuadas, y altamente complejas que no se integran bien con los flujos de trabajo personales y los estilo de trabajo de los empleados. A medida que más empresas avanzan hacia la digitalización, los responsables de TI revisan su tecnología en el lugar de trabajo y toman medidas para satisfacer las demandas de una fuerza de trabajo digital. El paso más grande para convertir esto en una realidad es proporcionar a los empleados herramientas digitales amigables con el usuario, herramientas que tengan el mismo aspecto y den la misma sensación que las plataformas que utilizan regularmente en su día a día.

 

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