Pasos para la eficiencia en la gestión documental de hoja de gastos

Pasos para la eficiencia en la gestión documental de hoja de gastos

hoja de gastos

Cada ticket de gasolina o de desayuno en un aeropuerto, o cada kilómetro que un empleado realiza en nombre de la empresa, debe ser incluido en una hoja de gastos para que con posterioridad pueda ser registrado, procesado y archivado. Pero, ¿cuál es la mejor forma de abordar esa cantidad de papeleo que generan las hojas de gastos?

La gestión documental de una hoja de gastos se enfrenta constantemente a al menos 5 desafíos que deben ser tenidos en cuenta:

  1. La conservación de la documentación de cara a una posible auditoría.
  2. La gestión de un entorno complejo e híbrido, donde podemos tener documentos tanto impresos como electrónicos.
  3. La necesidad de obtener información de forma sistemática de empleados móviles.
  4. El hecho de que el procesamiento de las hojas de gastos debe ser rápìdo y preciso de forma que se puedan satisfacer las expectativas de los empleados.
  5. La liquidación de los gastos.

 

Agiliza la gestión de la hoja de gastos en todos sus puntos

Una hoja de gastos puede parecer una tarea trivial, sin embargo, la suma de todos los pedazos de información que contienen es vital tanto para la empresa como para los empleados. Es bastante molesto para un empleado rellenar una hoja de gastos y hacer todos los cálculos necesarios. Pero una vez completada, tener que esperar demasiado tiempo para recibir su liquidación puede provocar su malestar. Los gastos son considerados como un préstamo a la empresa sin interés y cuanto antes sean reembolsados, menos agitación se producirá.

¿Qué se puede hacer para acelerar un proceso que tradicionalmente ha sido de uso intensivo de papel? Utilizar algún tipo de sistema puede ayudar a:

  • Agilizar el proceso de auditoría de hojas de gastos
  • Reunir las hojas de gastos que pueden estar geográficamente dispersas
  • Localizar y seguir el rastro de lo ocurrido con una hoja de gastos archivada desde hace tiempo.

La primera cuestión a la que nos enfrentamos es la de cómo lidiar con información en papel junto con otra digital. Muchas empresas mantienen sistemas híbridos en los que una hoja de gastos digital, tal vez basada en una plantilla de hoja de cálculo, está respaldada por remesas de recibos de papel originales. ¿Qué problema plantea este esquema? Para empezar, el control de costes. Es difícil procesar las hojas de gastos de forma eficiente en un entorno tan mixto. Es necesario moverse de un sistema a otro para localizar archivos, seguir pistas de auditoría y  mantener un proceso uniforme para la retención y destrucción de los diferentes tipos de documentos. Dicho esto, la obtención de imágenes de los recibos podría ser un primer paso hacia la obtención de un sistema mejor.

Una arquitectura híbrida también complica los procesos de almacenamiento y archivo. Aunque ciertamente se pueden crear imágenes y archivar todos los documentos, asegurar una recuperación rápida se convierte en un problema. Esto es especialmente cierto cuando puede que muchas personas durante el proceso de recopilación, registro y liquidación, necesiten acceder a los registros en diferentes puntos del ciclo de gastos.

Una vez que el empleado ha sido reembolsado, debemos centrar la atención en la retención de registros. Es fundamental la creación de un esquema de retención viable. Se deben mantener los registros en previsión de que en el futuro se soliciten auditorías. Sin embargo, mantener los registros a perpetuidad es costoso, complejo y muchas veces innecesario.

Abordar estos problemas puede requerir la ayuda de un especialista en gestión documental, especialmente si también se trabaja con un software de gestión de gastos con su propia forma de recoger y guardar la información de una hoja de gastos. La integración de este sistema heredado en un sistema de gestión de hojas de gastos nuevo y simplificado es un difícil desafío cuando tratas de asegurarte de que todos los empleados son reembolsados de manera rápida y precisa.

 

Pasos para la eficiencia con hojas de gastos

  1. Adoptar una estrategia de registros híbridos. Se debe elaborar una plan que incluya tanto papel como registros digitales, creando imágenes siempre que sea necesario.
  2. Ir a un proceso digital tan pronto como se pueda.La hoja de gastos sigue dependiendo de los recibos en papel, así que se debe buscar la forma de digitalizarlos tan pronto como sea posible.
  3. Revisar el calendario de retención de hojas de gastos. Si la retención aplicada actualmente es “para siempre”, se está perdiendo dinero. Un especialista en retención de documentación está capacitado para ayudar a determinar cuándo es aceptable destruir documentos antiguos.
  4. Llevar a cabo un programa piloto. Cuando se revisa el procedimiento de reporte de hojas de gastos se pueden encontrar algunos problemas. Un programa piloto de duración y alcance limitado permite probar las nuevas estrategias antes de implementarlas por completo en la empresa.
  5. Consultar con expertos. Crear una buen sistema de gestión de hojas de gastos puede ser un reto, pero no es necesario hacerlo solo. Una empresa especialista en gestión documental puede asesorar sobre cual es la mejor forma de gestionar y almacenar los registros, al mismo tiempo que puede implementar el tipo de herramientas informáticas que ayudan a agilizar el proceso de reporte de gastos, facilitando el trabajo y manteniendo a los empleados felices.

 

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