¿Qué es la contabilidad en la nube y por qué deberías utilizarla en tu empresa?

¿Qué es la contabilidad en la nube y por qué deberías utilizarla en tu empresa?

contabilidad en la nube

Muchas empresas piensan que la contabilidad en la nube supone un riesgo y se niegan a utilizarla. ¿Por qué confiar la información financiera de tu empresa a un servidor que no sabes dónde está?

Sin embargo, la contabilidad en la nube es la forma más segura de mantener tus registros contables. No solo permite mayor flexibilidad, ya que puedes trabajar desde cualquier lugar donde tengas una conexión a internet, sino que también es más seguro. La información se mantiene en grandes centros de datos con más sistemas redundantes y de respaldo de las que probablemente cualquier empresa tiene en sus propias instalaciones.

 

¿Qué es la contabilidad en la nube?

El software de contabilidad en la nube es similar al software de contabilidad tradicional, local o auto-instalado, sólo que en este caso está alojado en servidores remotos, similar a un modelo de negocio SaaS (Software as a Service). Los datos se envían a “la nube”, donde se procesan y devuelven al usuario. Todas las funciones de la aplicación se realizan en esos servidores remotos, no en el escritorio del usuario.

En la computación en la nube, los usuarios acceden a aplicaciones de software de forma remota a través de Internet haciendo uso de un proveedor de servicios de aplicaciones en la nube. El uso del software de contabilidad en la nube libera al negocio de tener que instalar y mantener el software en ordenadores individuales. También permite a los empleados de otros departamentos, oficinas remotas o sucursales acceder a los mismos datos y la misma versión del software.

Con la contabilidad en la nube, también es más fácil obtener informes y visibilidad en tiempo real en toda la organización, con mayores capacidades móviles y colaboración. Los modelos basados ​​en suscripción son populares entre los proveedores de contabilidad en la nube, y en la mayoría de los casos estas suscripciones se basan en el uso. Las empresas que pagan una suscripción de contabilidad en la nube reciben actualizaciones del software tan pronto como llegan, sin necesidad de compras adicionales de software.

 

La contabilidad en la nube ahorra dinero a tu empresa

Las empresas que utilizan la contabilidad en la nube necesitan menos infraestructura de servidor inicial para almacenar datos. Su personal de TI no está obligado a mantener ni actualizar el sistema de contabilidad en la nube. Tener menos gastos generales y no necesitar nuevas compras de software implican mayores ahorros para las empresas.

En el mundo de las aplicaciones instaladas en tus propios ordenadores el caso es exactamente el contrario. Cuando la empresa crece, se enfrenta a un coste mayor por licencias de software y costes de mantenimiento, así como también nuevas licencias y tarifas para la gestión de bases de datos, sistemas y otros.

 

Razones adicionales por las que tu empresa debe utilizar la contabilidad en la nube

  • Desaparecen la múltiples versiones de datos y se tienen copias de seguridad automáticas. Ya no es necesario un control de versiones de datos. No es necesario consumir tiempo en actualizaciones del servidor que tiene el software de contabilidad, ni necesitas espacio para guardar los grandes archivos de datos de contabilidad. Además, no se requieren más copias de seguridad de datos. Todo eso lo hace tu proveedor de contabilidad en la nube.
  • Los archivos permanecen en tiempo real, todo el tiempo. Varias personas pueden trabajar con los datos en tiempo real y a la vez. Esto permite al personal de contabilidad interactuar con otros usuarios en tiempo real y obtener soporte acerca de cualquier duda sobre los datos o lo que las finanzas están reflejando. La contabilidad en la nube promueve una mejor comunicación.
  • Con la contabilidad de la nube, la entrada de algunos datos puede ser automática. ¿Por qué en la era de la información, cuando todos los datos de las transacciones están fácilmente disponibles en nuestro sistema bancario, tenemos que volver a introducir todo manualmente en nuestro software de contabilidad? Es una pérdida de tiempo y dinero. Los sistemas de contabilidad ​​en la nube te permiten cargar o traer automáticamente esos datos desde las cuentas bancarias. El tiempo de entrada de datos se reduce drásticamente. La rápida descarga de datos en tiempo real y un funcionamiento sin problemas con un software intuitivo te permiten dedicar menos tiempo a la administración y más tiempo al crecimiento del negocio.
  • Mejora la toma de decisiones. El software tradicional que requiere que se introduzca todo manualmente pone el negocio en desventaja. Los datos de contabilidad llegan tarde y la realidad los adelanta. Una empresa moderna necesita información en tiempo real y siempre actualizada. ¿De qué otra manera se pueden tomar decisiones efectivas? Con la contabilidad en la nube se puede acceder a los datos de contabilidad en vivo desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo con una conexión a Internet, con total movilidad.
  • La contabilidad en la nube ofrece movilidad, flexibilidad y un mejor estilo de vida. Es posible ver los saldos de las cuentas, facturas pendientes, posición total de efectivo y mucho más desde cualquier lugar 24/7, siempre y cuando se pueda acceder a una conexión a Internet. Hoy en día se puede gestionar una empresa desde un iPad, tablet, teléfono móvil o similar, ya que la mayoría de los sistemas de contabilidad en la nube tienen aplicaciones que se pueden descargar en estos dispositivos. Esto se traduce en un estilo de vida más flexible dado que puedes estar tranquilo acerca de las finanzas, incluso cuando no estás físicamente presente en la empresa.

 

La contabilidad en la nube es el camino a seguir para la contabilidad empresarial. La tecnología seguirá evolucionando con nuevas características que se añadirán y harán aún más obvio abrazar la nube para temas de contabilidad y finanzas.

 

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