Implanta el sistema de gestión documental que tu empresa necesita

Implanta el sistema de gestión documental que tu empresa necesita

gestión documental

Si quieres sacarle el mayor partido a la gestión documental de tu empresa, establece una serie de estrategias y de pasos para hacerlo. Lo más importante no es contar con toda la tecnología necesaria, lo principal es que todo el equipo comparta la filosofía “papel 0”. Si alguien piensa que ciertos documentos deben ser archivados físicamente, la estrategia acabará fallando.

¿Quieres tener un verdadero control documental en formato digital que sustituya la gestión documental en papel tradicional? En este artículo te explicamos cómo conseguirlo.

 

La estrategia de gestión documental debe alinearse con las necesidades de tu empresa

No suele haber una única manera correcta de implantar herramientas tecnológicas. Siempre es preferible alinear la estrategia y la táctica del negocio con la de la tecnología que estás tratando de implantar.

En la implantación de un sistema de gestión documental la situación es la misma: de entre todas las formas correctas de implantar una gestión documental, la mejor estrategia para tus documentos electrónicos la puedes encontrar en tu propio negocio. Debes plantearte la siguiente cuestión: “¿cuáles son las necesidades que estoy tratando de satisfacer con esta tecnología?”. Una vez que respondas a esta pregunta, podrás plantear la estrategia correcta para tu sistema de gestión documental.

Para ello, en primer lugar conviene que conozcas cuáles son las funciones básicas que ofrecen estos sistemas:

  • Almacenamiento de diferentes tipos de documentos, incluidos archivos de procesamiento de textos, correos electrónicos, PDF y hojas de cálculo.
  • Búsqueda en la biblioteca completa de archivos por palabra clave individual.
  • Posibilidad de restringir el acceso a ciertos documentos.
  • Supervisión de quién está viendo documentos y cuándo.
  • Seguimiento de las ediciones realizadas a los documentos.
  • Recuperación de versiones anteriores de documentos editados.
  • Control y regulación de cuando se pueden borrar documentos obsoletos.
  • Acceso, edición y compartición de documentos a través de dispositivos móviles.

Una vez conocidas estas funciones básicas es hora de revisar si la estrategia actual o futura de tu empresa es la de migrar sus aplicaciones a la nube. Si ese es el caso, lo conveniente será seleccionar un sistema de gestión documental en la nube, y si no es el caso, puedes decidir entre este o uno implantación local. Por lo tanto, ¿cuál es la estrategia general de tu empresa en cuanto a la nube?

 

Sistema de gestión documental en instalación local

En este caso, todo el software se almacena dentro de tu empresa en los servidores propios de tu centro de datos y tiene estas características específicas:

  • Permite almacenar tantos documentos y archivos como lo permita el servidor de tu empresa.
  • El software viene con un coste único basado, en parte, en el número de usuarios.
  • Su coste suele alcanzar varios miles de euros aunque algunos proveedores cobran un cargo inicial por el software y derechos de licencia para cada usuario. Además, algunos cobran una tarifa de instalación.
  • Algunas veces también hay un cargo anual opcional para soporte continuo y actualizaciones de software.

Ventajas

  • Siempre tienes el control del sistema y no necesitas confiar en nadie más para mantenerlo funcionando.
  • No dependes de Internet. Si tu conexión se cae, todavía tienes acceso a todos los documentos.
  • Son una buena solución para pequeñas y medianas empresas.

Desventajas

  • Grandes costes iniciales.
  • Gasto anual adicional que se paga por actualizaciones de software.
  • Tienes que asegurarte de tener un sistema de copia de seguridad adecuado, ya que los archivos no se guardan automáticamente en la nube.
  • No todos funcionan con Windows y Mac. Muchos son compatibles con sólo uno de ellos.

 

Sistema de gestión documental en la nube

Si la estrategia de tu empresa es la de ir a la nube, evidentemente la estrategia de una herramienta de gestión documental debe ir en el mismo sentido:

  • Todo el software está alojado por su proveedor y se accede online.
  • Se puede iniciar sesión desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a Internet.
  • Pagas una cuota mensual por cada usuario.
  • Los costes pueden variar de unos pocos euros a más de 100 € por usuario, dependiendo del proveedor, el número de características que se elijan y la cantidad de almacenamiento que se desee.
  • El proveedor del sistema se encarga de todas las actualizaciones de software y el mantenimiento.

Ventajas

  • No necesitas un equipo de TI para instalar el software y mantenerlo funcionando correctamente.
  • No hay grandes costes iniciales.
  • Puedes acceder desde cualquier lugar que tengas acceso online.
  • Nunca tendrás que preocuparte por realizar copias de seguridad de los archivos, ya que se guardan automáticamente en la nube.
  • Un sistema de gestión documental en la nube es especialmente importante cuando se necesita trabajar remotamente. Tener acceso a toda la documentación, no importa donde estemos trabajando físicamente, es una gran ventaja.

Desventajas

  • Estás a merced de tu proveedor para mantener el sistema en funcionamiento. Si tu proveedor tiene un problema con su centro de datos, podrías no poder acceder a los archivos hasta que se resuelva la situación.
  • Si la conexión a Internet te falla, no podrás acceder a los archivos.

 

Otras cuestiones que debes tener en cuenta al diseñar tu estrategia

Si estás decidido a digitalizar la gestión documental de tu empresa e implantar una estrategia para lograr hacerlo con éxito, ten en cuenta también las cuestiones que te comentamos a continuación. Cuanto más detallada y realista sea la estrategia de implantación del sistema de gestión documental, mayor será el grado de satisfacción de todo el equipo.

No es lo mismo almacenamiento en la nube que sistemas de gestión documental ​​en la nube

El almacenamiento en la nube sirve simplemente para alojar documentos, mientras que los sistemas de gestión de documental basados ​​en la nube son una solución mucho más robusta para ayudar a las empresas a gestionar sus documentos importantes.

El almacenamiento en la nube carece de capacidades de colaboración, seguridad y otras características de automatización que sí tiene un sistema de gestión documental; como registros de auditoría, permisos de usuario, plantillas, control de versiones y encriptación.

Integración con otros sistemas presentes en la empresa

La mayoría de los sistemas cuentan con integraciones para Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks y una serie de programas populares. Algunos también incluyen una interfaz de programación de aplicaciones (API), que permite integraciones personalizadas.

Una tecnología de gestión de documentos con una API abierta amplía esta adaptabilidad a las organizaciones que desean adaptar aún más el sistema de gestión de documentos a sus iniciativas específicas.

Automatización de tareas

Los workflow o flujos de trabajo ayudan a las empresas a mantener las tareas y sus proyectos en marcha. Estas herramientas, que se incluyen en algunos sistemas de gestión documental, notifican a los empleados cuando es su turno para trabajar en ciertas tareas y ayudan a asegurar que no se queda ninguna por hacer.

Un flujo de trabajo aporta la habilidad de permitir que una persona o un grupo de personas sepa que debe realizarse una acción con un archivo para completar un proceso.

 

¡Empieza tu estrategia de gestión documental!

La mejores estrategias de implantación de un sistema de gestión documental para que este alcance todo su potencial están ligadas a las estrategias de la empresa. No pueden ir por separado. Conoce las necesidades que tu empresa necesita cubrir para diseñar adecuadamente la mejor estrategia para implantar el sistema de control documental adecuado.

 

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