Herramientas informáticas para gestionar las rupturas de stocks

Herramientas informáticas para gestionar las rupturas de stocks

rupturas de stock

En la actualidad las empresas pueden tener un pool de herramientas que de forma independiente o trabajando combinadas e interconectadas, pueden llegar a un nivel de optimización muy elevado.

 

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El ERP y MRP para la gestión de rupturas de stocks

El CIO que quiera alinear las TI con la estrategia de negocio tiene, como primera herramienta en su poder, la introducción de un sistema de gestión empresarial o ERP que ayude a controlar los niveles de stock mínimo, stock máximo, pedido tipo, así como es capaz de detectar la necesidad a corto plazo almacenada en pedidos a la vista, cruzando la información de los stocks disponibles con los pedidos previstos.

El disponer de un inventario controlado permite en un ERP conocer rápidamente los stocks y aquellos que están por debajo de sus stocks mínimos. Estos stocks mínimos estarán calculados para ofrecer un nivel de servicio determinado hacia nuestros clientes en estos productos.

Los sistemas MRP son, además de los puntos comentados anteriormente, capaces de adelantar las necesidades, no solo en base a los históricos de rotación de periodos equivalentes y de los pedidos en curso, sino de proyecciones a futuro en base a demandas estimadas. Estas estimaciones se realizan en función de múltiples variables como pueden ser:

Periodos estacionales. El ERP-MRP comparativamente con periodos similares en otros periodos, permiten tener un conocimiento e histórico de la salida de producto y por tanto de la demanda, que nos permiten calcular o estimar los stocks que necesitamos para no llegar a la ruptura de stocks.

Campañas de marketing o comercial que impactaran en los stocks. Por ejemplo descuentos en ciertos productos, campañas de productos en pack o cruzados, etc afectaran a la caída de los stocks, probablemente, y deberán ser considerados para la estimación de los parámetros que nos ayuden a controlar los stocks.

Lanzamientos o retiradas de productos. Las novedades son productos con características especiales pues no tenemos en el ERP-MRP ningún histórico de su consumo, probablemente aún no tenemos estimación concreta de la demanda y sus parámetros debe ser calculados en base al conocimiento de negocio y estrategia de la empresa.

Stocks y sus caducidades. Tengamos en cuenta que la caducidad de un producto viene determinado por su vida comercial útil de forma general, es decir, un poster o un flayer de un producto de una campaña de verano es un ítem a controlar pues, pasada esa campaña, será un producto obsoleto sin salida.

En el caso que hablemos de productos desarrollados a medida o fabricados, tenemos que tener en cuenta los stocks de los competentes o materias primas que lo forman, así como del tiempo de fabricación.

 

Business Intelligence. KPI e indicadores

Dado que los sistemas de gestión y control de stocks reciben información de múltiples inputs, necesitamos sistemas que nos ayuden a la toma de decisiones. Los sistemas Business Intelligence nos permiten tener KPI e indicadores para ello.

Estos sistemas son capaces de procesar y cruzar información de múltiples entradas, permitiendo ver periodos actuales (n) con periodos anteriores (n-1, n-2,…) detectando posibles faltas de producto. Asi mismo estos sistemas pueden generar indicadores e informes donde podemos ver, en forma de alertas, aquellos productos que ya han entrado en ruptura de stocks o que lo harán próximamente sino procedemos al reabastecimiento.

Es importante que, de cara a dirección, se puede presentar un indicador de “calidad” orientado a esta área. Este indicador puede mostrar a dirección la eficiencia de la gestión de stocks y por tanto la capacidad de la empresa para impedir entrar en esta situación.

BigData y otras tendencias

El big data es algo que cada día está llegando a muchas empresas, siendo un reto al que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas. Tradicionalmente, el concepto de big data se ha relacionado con las grandes empresas pero esto es una tendencia que va a cambiar en los próximos años.

Evitar roturas de stock es, entre otras ventajas como reducir los costes de logística, una de las funciones claras al respecto de los stocks. Por ejemplo, si estamos en el sector de salud, un laboratorio farmacéutico puede llegar a adelantar o prever el consumo de antigripales si analiza las conversación y curva de ocurrencias de la palabra “fiebre” o “gripe” en google o redes sociales (léase este documento)

 

Combinación de estos sistemas TI

Entendamos que la combinación de estos sistemas, con otras fuentes de información, puede minimizar el riesgo de entrar en rotura de stock de una manera muy importante. Estos sistemas, trabajando conjuntamente, son capaces de realizar pedidos automáticos a proveedores, mandar a planta la preparación en almacenes intermedios de material que se prevé saldrá debido a la demanda en un periodo próximo, enviar ordenes de fabricación a máquinas para que preparen material intermedio o producto final en función de los KPIs de demanda futura, basada en histórico, planes estratégicos u otras consideraciones,… entre otras automatizaciones.

 

Algunos ejemplos por sectores

El sector retail

El sector retail es uno de los más sensibles al problema de rotación de productos y rotura de stocks. Las modas temporales, campañas estacionales y la caducidad de un producto que pasado su periodo central de venta deja de estar de moda, hace que nuestros esfuerzos en cuestión de marketing y en la cadena de suministro de repente se vuelven inútiles si al final el consumidor es incapaz de comprar un producto debido a que no estaba disponible.

Según algunos estudios se calcula que en el sector retail:

  • A nivel mundial, el promedio de roturas de stock en los Retailers ronda el 8%
  • Las roturas de stock tienden a ser más frecuentes en artículos en promoción que en artículos normales
  • Las roturas de stock tienden a ser mayores en artículos de alta rotación, independientemente de si están en promoción o no
  • Un 20% de las roturas de stock tienen una duración de más de 3 días
  • Casi un 75% de las roturas son causadas en el punto de venta

Es importante subrayar que el producto debe ser fabricado, almacenado en uno o más almacenes centrales, distribuido cerca de los puntos de venta, repuesto en el punto de venta y enviado a la tienda. Además el problema se complica si los canales de venta se combinan con online y offline. Sectores de moda, perfumería, etc tienen exactamente esta problemática.

Laboratorios farmacéuticos

El laboratorio farmacéutico, en general, se ve afectado por periodos estacionarios. Los antigripales, antidepresivos, antialérgicos no tienen la misma demanda durante los periodos del año. En ocasiones la falta de gripe puede llevar a un stock excesivo, sin embargo en épocas de pandemia gripal, como lo fue la gripe A, los laboratorios entraron en ruptura de stocks.

En este sector la gestión del stock es especialmente compleja. Muchos laboratorios trabajan con mayoristas y estos distribuyen a las farmacias. Todos en la cadena de distribución tienen que velar por sus stocks. Además estos stocks de forma general tienen caducidad y, si no fuera suficiente, existen constantes novedades y productos que se retiran. Además los laboratorios distribuyen de forma mixta a las farmacias, distribuyendo por transporte propio y por mayorista o por transporte subcontratado.

Hay que añadir que los departamentos de Marketing y Comercial de estas empresas generan campañas y acciones de marketing que pueden aumentar la demanda si estas tienen éxito, de manera que la complejidad de no entrar en ruptura de stocks se complica.

 

Conclusión: Una oportunidad para el CIO

Es por ello que el CIO puede convertirse en un motor de la innovación en la gestión de stocks de las empresas puesto que las decisiones y las acciones que derivan de ellas para evitar la rotura de stocks se basa en información, en procesos y en datos, en capacidad para generar informes, cuadros de mandos, procesos e interacciones que ayuden a todos los interesados en la cadena de valor. El BigData, cloud computing, interconexión con almacenes distribuidores o mayoristas, sistemas externos de cálculo de la demanda, etc tienen en el CIO la persona que puede pilotar el éxito de la infraestructura para la gestión de roturas de stock.

 

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